Verletze ich meine Schweigepflicht, wenn ich Kundendaten in einen öffentlichen KI-Chatbot eingebe?

Wer identifizierbare Kundendaten in einen öffentlichen Chatbot eingibt, gibt sie an einen Dritten (den Anbieter) weiter, oft ohne Rechtsgrundlage und ohne Wissen der betroffenen Person. Das kann die vertragliche Geheimhaltungspflicht aus dem Auftrag verletzen, je nach Tätigkeit auch das Berufsgeheimnis. Zudem steht es im Konflikt mit dem revDSG. Wer solche Angaben schützen will, ersetzt Identifikatoren wie Namen, IBANs und Adressen vor dem Versand durch Platzhalter, wie es Cedreon per Musterabgleich und mehrschichtiger, bestmöglicher Erkennung tut.

Darf ich Lohndaten oder AHV-Nummern in einem KI-Tool bearbeiten?

Lohnangaben und die AHV-Nummer sind Personendaten im Sinne des revDSG; als Identifikator eingesetzt, unterliegt sie zusätzlichen Vorgaben. Sie unmaskiert in einen KI-Dienst zu geben, ist eine Bekanntgabe an den Anbieter, die sich ohne Schutzmassnahme schwer rechtfertigen lässt. In Cedreon werden Identifikatoren wie die AHV-Nummer, Namen und Adressen über Muster und eine zusätzliche Erkennungsschicht gefunden, vor dem Versand durch Platzhalter ersetzt und in einem verschlüsselten Datentresor gehalten. Die Lohnangabe lässt sich so keiner bestimmten Person mehr zuordnen, und der Anbieter sieht die echten Werte nie.

Reicht es, in ChatGPT das Training mit meinen Daten abzuschalten?

Das Deaktivieren des Trainings senkt ein Risiko, löst aber das Grundproblem nicht: Der Text verlässt weiterhin Ihr Büro, wird übertragen und auf den Servern des Anbieters verarbeitet und, je nach dessen aktuellen Bedingungen, gespeichert. Für die Verschwiegenheit und das revDSG zählt bereits diese Bekanntgabe an einen Dritten, nicht erst eine spätere Nutzung fürs Training. Entscheidend ist deshalb, identifizierende Angaben vor dem Versand zu ersetzen, statt allein auf eine Einstellung beim Anbieter zu vertrauen.

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KI für Treuhänder: sinnvoll einsetzen, ohne Kundendaten preiszugeben

KI kann in Treuhandbüros heute Arbeit abnehmen, vor allem bei Korrespondenz, Recherche und Zusammenfassungen. Gleichzeitig arbeitet kaum eine Branche mit derart heiklen Daten: Löhne, Steuerdaten, AHV-Nummern und die Bankverbindungen ganzer Firmen liegen in Ihren Dossiers. Der Einsatz beginnt deshalb mit Aufgaben ohne Personendaten und wechselt erst dann zu Kundendossiers, wenn ein Werkzeug die Daten maskiert, bevor sie das Haus verlassen.

Wo KI im Treuhandalltag heute hilft

KI hilft dort am meisten, wo Sprache das Produkt ist. Bei reinen Zahlen bringt sie wenig. Vier Beispiele aus der Praxis:

Korrespondenz entwerfen. Mahnschreiben, Antworten an Ämter, E-Mails an Kunden: Ein Sprachmodell liefert in Sekunden einen brauchbaren ersten Entwurf, den Sie nur noch anpassen. Bei Routinepost spart das am meisten Zeit.

Lange Dokumente zusammenfassen. Ein vierzigseitiger Mietvertrag, der Abschluss einer übernommenen Buchhaltung, ein Aktionärbindungsvertrag: KI fasst zusammen und beantwortet Rückfragen zum Text. Sie lesen danach gezielt die Stellen, die zählen.

Gesetzes- und Praxisfragen vorrecherchieren. Fragen zur Quellensteuer, zur Mehrwertsteuerpflicht eines Vereins oder zu Meldefristen lassen sich vorab klären. Behandeln Sie die Antwort als Arbeitsgrundlage, die Sie selbst absichern. Quellen prüfen Sie ohnehin, denn Modelle zitieren gelegentlich falsch.

Texte für Kunden verständlich machen. Eine Rückstellung, eine transitorische Abgrenzung oder ein Steuerbescheid, in einfacher Sprache erklärt: Das erspart Ihnen das dritte Telefonat mit demselben Kunden.

Die Grenze muss dabei klar bleiben. Steuererklärungen, Abschlüsse und Bewertungen sind Fachaufgaben mit Ihrer Unterschrift. KI liefert Entwürfe, nicht die fertige Arbeit. Verantwortung und Haftung bleiben bei Ihnen.

Warum Kundendaten das eigentliche Problem sind

Alle vier Anwendungsfälle werden erst richtig nützlich, wenn echte Dossiers im Spiel sind. Genau dort beginnt das rechtliche Problem. Das DSG verpflichtet Sie, Personendaten nur im Rahmen des Mandatszwecks zu bearbeiten und bei einer Bekanntgabe ins Ausland die Voraussetzungen zu prüfen. Das Auftragsrecht verlangt Sorgfalt und Verschwiegenheit gegenüber dem Kunden. Je nach Tätigkeit, etwa bei Revisionsmandaten, kommt ein strafbewehrtes Berufsgeheimnis hinzu.

Ein Lohnblatt, in einen frei zugänglichen Chatbot kopiert, ist darum ein Datenschutzvorfall. Die Daten liegen anschliessend bei einem Anbieter im Ausland, ausserhalb Ihres Auftragsverhältnisses, und je nach Kontoeinstellung fliessen sie in das Training künftiger Modelle ein. Was dabei rechtlich gilt und welche Einstellungen den Unterschied machen, steht unter ChatGPT und Schweizer Datenschutz.

Der Einstieg in drei Schritten

Ein Pilotprojekt ohne Personendaten. Wählen Sie einen Anwendungsfall, der ohne Kundendaten auskommt, etwa Vorlagen für Standardkorrespondenz oder die Vorrecherche zu einer Gesetzesfrage. Zwei bis drei Mitarbeitende, vier Wochen, danach Bilanz: Was hat Zeit gespart, was nicht.
Eine interne Weisung. Eine Seite genügt: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten nie eingegeben werden dürfen (Namen, Löhne, AHV-Nummern, Bankverbindungen), wer bei Unsicherheit entscheidet. Ohne Weisung nutzen Mitarbeitende private Chatbot-Konten, nur eben unbeobachtet.
Ein Werkzeug mit Maskierung für die Fälle mit Kundendaten. Erst wenn der Nutzen belegt ist, holen Sie die Kundendossiers dazu, und zwar über ein Werkzeug, das Namen, IBANs und andere Identifikatoren durch Platzhalter ersetzt, bevor der Text den Modellanbieter erreicht. Wie diese Maskierung funktioniert und wo ihre Grenzen liegen, erklärt Daten anonymisieren für ChatGPT.

Wie Cedreon das angeht

Cedreon ist ein KI-Arbeitsplatz für sensible Daten, entwickelt in der Schweiz. Sie chatten mit den grossen KI-Modellen (z. B. von Anthropic und OpenAI) und laden Word-, Excel- und PDF-Dateien hoch; Antworten verweisen auf die Fundstelle im Dokument. Bevor ein Text zum Modellanbieter geht, durchsucht Cedreon ihn nach vertraulichen Angaben: Namen, IBANs, Adressen und andere Identifikatoren werden per Mustererkennung und mehrschichtiger maschineller Erkennung gefunden und durch Platzhalter ersetzt. Die Originale bleiben in einem verschlüsselten Tresor auf Cedreon-Seite, die Antwort wird für Sie wieder eingesetzt. Der Anbieter sieht die erkannten Werte nie.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Maskierung ist Pseudonymisierung, keine Anonymisierung, und keine Erkennung findet garantiert alles; die interne Weisung bleibt nötig. Dafür protokolliert Cedreon jeden Austausch in einem fortlaufend verketteten, nachträglich unveränderbaren Prüfprotokoll, sodass Ihr Büro später belegen kann, was das Haus verlassen hat und was vorher ersetzt wurde. Weisungen lassen sich zudem als Leitplanken in Alltagssprache hinterlegen (blockieren, warnen oder markieren), sie laufen bei jedem Chat mit. Der Preis beginnt bei CHF 29.90 pro Nutzer und Monat. Wenn Sie das mit einem eigenen Fall prüfen möchten: Cedreon kostenlos testen.

Häufige Fragen

Verletze ich meine Schweigepflicht, wenn ich Kundendaten in einen öffentlichen KI-Chatbot eingebe?: Wer identifizierbare Kundendaten in einen öffentlichen Chatbot eingibt, gibt sie an einen Dritten (den Anbieter) weiter, oft ohne Rechtsgrundlage und ohne Wissen der betroffenen Person. Das kann die vertragliche Geheimhaltungspflicht aus dem Auftrag verletzen, je nach Tätigkeit auch das Berufsgeheimnis. Zudem steht es im Konflikt mit dem revDSG. Wer solche Angaben schützen will, ersetzt Identifikatoren wie Namen, IBANs und Adressen vor dem Versand durch Platzhalter, wie es Cedreon per Musterabgleich und mehrschichtiger, bestmöglicher Erkennung tut.
Darf ich Lohndaten oder AHV-Nummern in einem KI-Tool bearbeiten?: Lohnangaben und die AHV-Nummer sind Personendaten im Sinne des revDSG; als Identifikator eingesetzt, unterliegt sie zusätzlichen Vorgaben. Sie unmaskiert in einen KI-Dienst zu geben, ist eine Bekanntgabe an den Anbieter, die sich ohne Schutzmassnahme schwer rechtfertigen lässt. In Cedreon werden Identifikatoren wie die AHV-Nummer, Namen und Adressen über Muster und eine zusätzliche Erkennungsschicht gefunden, vor dem Versand durch Platzhalter ersetzt und in einem verschlüsselten Datentresor gehalten. Die Lohnangabe lässt sich so keiner bestimmten Person mehr zuordnen, und der Anbieter sieht die echten Werte nie.
Reicht es, in ChatGPT das Training mit meinen Daten abzuschalten?: Das Deaktivieren des Trainings senkt ein Risiko, löst aber das Grundproblem nicht: Der Text verlässt weiterhin Ihr Büro, wird übertragen und auf den Servern des Anbieters verarbeitet und, je nach dessen aktuellen Bedingungen, gespeichert. Für die Verschwiegenheit und das revDSG zählt bereits diese Bekanntgabe an einen Dritten, nicht erst eine spätere Nutzung fürs Training. Entscheidend ist deshalb, identifizierende Angaben vor dem Versand zu ersetzen, statt allein auf eine Einstellung beim Anbieter zu vertrauen.